Kas yra įmonės biudžetas ir kodėl įmonei jis yra toks svarbus?

Verslininkui ir įmonei virsmas iš senųjų metų į naujuosius tai anaiptol ne tik mėgavimasis fejerverkais. Naujų kalendorinių metų pradžia reiškia ir naujų finansinių metų pradžią, kai susitelkiama į naujųjų metų atnešamus iššūkius ir galimybes. Savaime suprantama, kad kiekvienas verslininkas naujiems metams turi pradėti ruoštis iš anksto. Vis dėlto, net pirmojo ketvirčio viduryje yra prasminga stabtelėti bei pagalvoti, kuo šie metai įmonei bus ypatingi.  

Nors jokie teisės aktai nereikalauja, kad įmonės rengtų biudžetus, tai gerokai palengvina kasdienį verslininko gyvenimą ir padidina įmonės konkurencingumą. Todėl įmonės biudžeto plano parengimas ir metinio biudžeto sudarymas, arba susitelkimas į einamąjį biudžetą yra puikus būdas pradėti naujus metus. Šiame tinklaraščio įraše padėsime susiorientuoti tarp įvairių sąvokų ir koncepcijų, susijusių su įmonės biudžetu:  

• Kodėl biudžeto sudarymas įmonei yra naudingas? 
• Kokios yra įvairios įmonės biudžeto dalys?
• Kokie yra įvairūs biudžetų tipai ir kam jie yra skirti?

Apie biudžeto sudarymą ir biudžetus trumpai  

Nors sąvokos „biudžetas“ ir „biudžeto sudarymas“ yra tapusios tokiomis populiariomis, kad jas galėtumėte išgirsti net kasdieniuose pokalbiuose apie pinigų naudojimą ir tokio naudojimo planavimą, šių sąvokų šaknys glūdi verslo ir ekonomikos pasaulyje. Korporacijų pasaulyje bet kokias sąvokas vartoti derėtų išlaikant subtilų jų tikslumą. Taip yra ne dėl to, kad įmonės ateičiai galėtų kilti grėsmė, nes nenaudojate elegantiškų terminų, suteikiančių solidumo, bet iš tiesų dėl labai praktiškų priežasčių. Sąvokos, besiskiriančios konkrečiais ir subtiliais niuansais, padeda įmonei struktūruoti jos veiklą ir priimti sprendimus vadovaujantis nauja informacija, tiksliai atspindinčia atitinkamos įmonės srities silpnybes ir stiprybes.  

Biudžeto sudarymas įmonėje visada yra tęstinis procesas. Kai įmonė užbaigia savo metinio biudžeto sudarymą, ateina metas stebėti šio biudžeto vykdymą ir teikti ataskaitas, taip pat – atnaujinti einamąjį biudžetą. Todėl biudžetas reikalauja nuolatinio darbo, naujos informacijos rinkimo ir reagavimo į šią informaciją. Kalbant praktiškai, į biudžeto sudarymą įeina įmonės veiklos ir investicijų struktūros apibrėžimas ateinantiems metams ir atitinkamų išlaidų pateikimas unifikuotu planu. Taigi, kad biudžeto sudarymas eitųsi sėkmingai, verslininkas ir darbuotojai turi tiksliai žinoti veiklos išlaidas ir pelną iš pardavimo, taip pat – išmanyti bet kokių netikėtų išlaidų ar pajamų pobūdį.

Darbą su biudžetu galėtumėte pradėti nuo vieno ar kelių išsamių biudžeto sudarymo ar praktikoje dažnai naudojamų įrankių vadovų analizės. Kiekvienoje rinkoje yra keli komerciniu ar nekomerciniu pagrindu veikiantys žaidėjai, kurių turima medžiaga gali gerokai palengvinti darbo su biudžetu pradžią.

Kuo kokybiškas ir informatyvus biudžetas yra naudingas įmonei?  

Sėkmingas verslas niekad nėra pagrįstas laimingais atsitiktinumais. Jei įmonė veikia sėkmingai, taip yra dėl to, kad ji priima sprendimus remdamasi kruopščiai parengtais planais ir įvertinimais. Kalbant apie finansų planavimą, biudžetas – tai geriausias ir išsamiausias įrankis, kokį įmonė tik gali turėti. Biudžetas padeda įmonę identifikuoti kaip dalį rinkos, kurioje ji veikia, taip pat – identifikuoti stipriąsias ir silpnąsias įmonės finansų valdymo puses. Praėjusių metų biudžetas – tai svarbus įrankis analizuojant ankstesnio verslo laikotarpio rezultatus ir pagal juos atpažįstant sprendimus, kurie buvo sėkmingi, arba ne visai. 

Biudžetas taip pat padeda įmonės darbuotojams pažvelgti giliau, suvokti įmonės tikrąsias stiprybes ir silpnybes. Kai į biudžeto sudarymą įtraukiami ir darbuotojai, tai – puikus būdas juos labiau sudominti įmonės veikla, padėti darbuotojams šią veiklą suprasti geriau ir matyti platesnį vaizdą, pagal kurį formuojamas įmonės biudžetas ir kiti planai dėl jos ateities.

Ką reiškia skirtingi biudžetų tipai, ar žinote, kaip kiekvieno tipo biudžetas turėtų būti kuriamas?

Į biudžeto elementus ir reikšmes galima žvelgti, pavyzdžiui, iš skirtingų tipų biudžetų perspektyvos. Kiekvienas iš tipų yra susietas su tam tikra paskirtimi, sudėtimi ir veiklos aplinka.

Iš įmonės perspektyvos turbūt svarbiausia yra pajamų ir pinigų biudžetai. Kartu jie sudaro tarsi įmonės išlaidų stuburą. Pirmojo tikslas – prognozuoti įmonės pajamas ir išlaidas per ateinančius metus ir tada, remiantis šiais rodikliais, nuspręsti, ar įmonės metai bus pelningi. Jei numatoma, kad metai bus pelningi, prognozuojamas ir veiklos pelnas. 

Pinigų biudžetas

Pinigų biudžetas yra rengiamas vadovaujantis sistema, nustatyta pelno biudžetu. Jo paskirtis – iliustruoti, kiek likvidumo įmonė turi esant įvairioms aplinkybėms per atitinkamus metus, kad galėtų padengti įvairias fiksuotas ir einamąsias išlaidas, nepriklausomai nuo to, ar jos yra numatytos, ar nenumatytos. Todėl pinigų biudžetas gali būti laikomas veikiau kasdienio pelno biudžetu ir biudžetu, kuris yra artimiau susijęs su kasdiene įmonės veikla, kitaip nei pelno biudžetas, kuriuo apibūdinami platesni principai.

Suprasti, kas yra pinigų biudžetas, likvidumas ir kitos sąvokos, svarbios kasdienei įmonės veiklai, yra nepaprastai svarbu.

Kas yra dalinis biudžetas? 

Be pagrindinių biudžetų įmonė gali turėti ir kelis dalinius biudžetus. Šie specialieji biudžetai ypač reikalingi didesnėms įmonėms, kur verslo struktūra yra tokia, kad ją reikia padalyti į mažesnes ir lengviau administruojamas sritis. Kai įmonė plečiasi, verta stabtelėti ir pagalvoti, ar kuri nors verslo dalis galėtų tapti efektyvesnė, jei būtų sudaromas dalinis biudžetas. Pavyzdžiui, jei įmonė plečiasi į naujas rinkas ir dėl to turi iš naujo sudaryti visą rinkodaros planą, būtų itin prasminga parengti vien rinkodaros biudžetą. Jei įmonė planuoja netrukus aktyviai užsiimti naujų žmonių įdarbinimu, personalo biudžetas galėtų padėti tai deramai koordinuoti.   

Metinis biudžetas – kas ir kada? 

Į biudžeto sudarymą galima žvelgti ir iš laikotarpių perspektyvos. Paprastai formuojami metiniai biudžetai. Tokio biudžeto pavadinimas iš esmės viską ir pasako – jis sudaromas vienerių metų laikotarpiui. Jo populiarumas ir praktiškumas yra lengvai suprantamas – dėl pakankamai pragmatiškų priežasčių: kai įmonės finansinių metų trukmė yra vieneri kalendoriniai metai, biudžetas vieneriems metams traukia paprastumu, jis palengvina verslo veiklą. Vis dėlto verta prisiminti ir tai, kad metai iš įmonės perspektyvos – tai gana ilgas laikotarpis. Pavyzdžiui, itin sezoniškoje verslo srityje nenumatyti įvykiai gali aukštyn kojomis apversti grynųjų pinigų srautus bei išlaidas. Todėl tokių atveju reiktų bent jau du kartus pagalvoti, ar vienerių metų trukmės biudžetas būtų išmintingas sprendimas. 

Einamieji biudžetai 

Metinio biudžeto priešingybė būtų einamieji biudžetai. Toks biudžetas gali apimti tokias pat verslo sritis, kaip ir metinis biudžetas. Tačiau nuo metinio biudžeto jis skiriasi tuo, kad nėra susietas su tam tikru konkrečiu laikotarpiu. Jis gali būti rengiamas, pavyzdžiui, vienam ketvirčiui, gali būti ilgainiui papildomas, išplečiamas arba tikslinamas, pavyzdžiui, remiantis įmonės grynųjų pinigų srauto informacija, gauta per pirmąjį ketvirtį.   

Vis dėlto metinis biudžetas ir einamasis biudžetas ženkliai skiriasi tik dėl savo santykio su laiku. Abu jie yra priemonės, kurias įmonė turėtų naudoti lygiagrečiai, papildant viena kitą. Jei metiniame biudžete atsižvelgiama į stambesnius reiškinius, vizijas ir gaires, veikiančias kaip įmonės pardavimo ir išlaidų orientyrai, einamasis biudžetas įmonei suteikia tamprumo prisitaikant prie iššūkių ir galimybių, pasitaikančių per metus.  

Sudarant biudžetą verta pasitelkti profesionalus 

Jei norite sukurti išsamų ir solidų metinį biudžetą bei dinamišką ir naudingą einamąjį biudžetą, tam gali prireikti daug laiko ir kitų įmonės išteklių. Todėl mažoms ir vidutinio dydžio įmonėms verta pasvarstyti – galbūt vertėtų įsigyti apskaitos paslaugas. Taip verslininkas ir darbuotojai gauna daugiau laiko, kurį gali skirti įprastiniams darbams ir užtikrinti efektyvią įmonės veiklą.  

Kodėl įmonės biudžetas yra svarbi verslo planavimo dalis? 

Biudžetas įmonei svarbus todėl, kad jis padeda sekti išlaidas ir pajamas, tada pagal tai planuoti ir atitinkamai koreguoti veiklą. Gerai suprojektuotas, informatyvus ir tikslus biudžetas yra svarbus įrankis, kuriuo įmonė vertina savo investicijas bei produktų kainą.  

Kuo biudžetai skiriasi? 

Biudžetas gali būti paruoštas tam tikram laikotarpiui arba tam tikrai verslo sričiai. Dažniausiai kalbant apie biudžetą turimas galvoje metinis biudžetas – metinis įmonės išlaidų planas. Einamasis biudžetas reiškia bendrąjį biudžetą, tokį kaip metinis, tačiau šiuo atveju jis nėra susietas su iš išorės apibrėžtu laikotarpiu, tokiu kaip metai. Be šių pagrindinių biudžetų įmonė taip pat gali turėti, pavyzdžiui, rinkodaros biudžetą, apimantį su rinkodara susijusias pajamas bei išlaidas, naudojamą kaip įmonės rinkodaros veiklos gairės.